🏛️ Конференция «Воинский учёт 2026»
Карта мероприятия для команды • 16 октября 2026
Ответственный
Ольга Павлова
Тайминг дня
08:00 – 09:00
Приезд команды, проверка готовности
Звук, свет, проекторы, микрофоны, презентации. Встреча спикеров. Кофе-зона.
09:00 – 10:00
Регистрация участников + приветственный кофе
Стойка регистрации в холле. Бейджи, программа (буклет/флаер), навигация по залам.
10:00 – 12:00
Блок 1 — Большой зал: Воинский учёт в РФ
Одновременно в малом зале: 10:00–11:00 «Бронирование», 11:00–12:00 «Миграционный учёт»
12:00 – 12:30
Перерыв на питание (оба зала)
Организовать поток: большой зал → питание, малый зал → питание. Без давки.
12:30 – 15:00
Блок 2 — Большой зал: Практическое ведение ВУ
В малом зале: 12:30–13:30 доп. сессия, 13:30–15:00 консультации.
15:00 – 15:30
Кофе-брейк
Малый зал завершает работу. Консультации до 15:30 (или до 15:00 — уточнить).
15:30 – 18:00
Блок 3 — Большой зал: Кейсы, проверки, вопросы
Финальный блок. Самый живой — вопросы из зала. Микрофон для зала обязателен.
18:00 – 18:30
Завершение программы, переход к фуршету
Подведение итогов. Сбор участников в зоне фуршета.
18:30 – …
Фуршет / неформальное общение
Развлекательная программа. Команда — в режиме «гостеприимство».
Роли и ответственность
🎤 Ведущий конференции (модератор)
— Открытие и закрытие конференции
— Представление спикеров
— Управление таймингом, переходами
— Объявление перерывов, навигация
— Микрофон для вопросов из зала
📋 Координатор большого зала «Кандинский»
— Готовность презентаций спикеров (ноутбук/флешка)
— Переключение слайдов по таймингу
— Связь с техподдержкой (звук/свет/проектор)
— Контроль времени начала/окончания блоков
📋 Координатор малого зала
— Вместимость 35–40 чел., контроль рассадки
— Организация консультаций (запись, очередь)
— Тайминг сессий
— К 15:00–15:30 завершение работы зала
🪪 Регистрация и встреча гостей (1–2 чел.)
— Стойка регистрации с 09:00 до 10:00
— Выдача бейджей и программ
— Помощь с навигацией (какой зал, где кофе, туалет)
— Сбор контактов желающих (визитки / QR на телеграм-канал)
🍕 Кейтеринг и зона отдыха
— Приветственный кофе (09:00–10:00)
— Перерыв на питание (12:00–12:30) — организовать поток
— Кофе-брейк (15:00–15:30)
— Фуршет (с 18:30): еда, напитки, посуда
— Учёт аллергий/диет (по заявкам)
📸 Контент-менеджер (фото/видео/соцсети)
— Фото спикеров, залов, участников, деталей
— 2–3 поста в соцсети в течение дня (ВК/ТГ)
— Сторис в реальном времени
— После: обработка фото, пост-релиз
🔧 Технический специалист (звук/свет/проекторы)
— Проверка оборудования до 09:00
— 2 проектора (в большой и малый залы)
— Микрофоны (ведущий + для вопросов)
— Звукоусиление в обоих залах
— Дежурство на протяжении всего дня
Чек-лист подготовки (до 16 октября)
За 2–3 недели
- Подтвердить площадку и схему рассадки в обоих залах
- Договориться с кейтерингом (меню, количество человек)
- Утвердить программу с точным таймингом
- Подтвердить участие всех спикеров и получить темы
- Собрать презентации спикеров (черновики)
- Запустить регистрацию участников (анкета Google Forms)
- Создать чат команды в Telegram
За 1 неделю
- Финальные презентации от спикеров
- Заказать бейджи, программу (буклет/флаер)
- Проверить техническое оснащение с площадкой
- Согласовать меню фуршета
- Подготовить навигацию (указатели по залам)
- Назначить ответственных по ролям
За 1–2 дня
- Проверить звук, свет, проекторы на месте
- Загрузить все презентации на ноутбуки
- Распечатать списки участников
- Подготовить раздаточные материалы
- Провести короткую репетицию с ведущим и координаторами
- Зарядить запасные power bank для микрофонов
День конференции
- Команда на месте к 08:00
- Финальная проверка техники к 09:00
- Регистрация: стойка, бейджи, программы
- Соблюдать тайминг (каждый блок начинать вовремя)
- Фиксировать вопросы и контакты участников
- Фото и видео на протяжении дня
- Фуршет: тёплая атмосфера, общение
Ключевые риски и их решение
| Риск | Решение |
|---|
| Спикер опаздывает / не приехал | Запасной спикер или сдвиг расписания. Иметь резервную тему на 30–40 мин. |
| Техника сбоит (проектор, звук) | Заряженный ноутбук-дублёр со всеми презентациями. Запасной проектор. |
| Участников больше 130 (аншлаг) | Дополнительные стулья. Трансляция большого зала в холл на экран. |
| Участников меньше 30 | Объединить залы? Или малый зал сделать «вопрос-ответ» вживую. |
| Консультации — очередь | Тайминг 10–15 мин на человека. Запись заранее. |
| Фуршета не хватает на всех | Заложить +20% к расчёту по еде и напиткам. |
Схема коммуникации команды
| Канал | Для чего |
|---|
| Общий чат Telegram (команда) | Оперативные вопросы, срочные изменения |
| Рация / звонок (техник — координаторы) | Связь во время лекций (без звука в зале) |
| Общая Google-папка | Презентации, списки, чек-листы, фото |
Следующий шаг:
Назначить ответственных по каждой роли, проставить дедлайны в чек-листе и запустить подготовку.
После этого можно делать карту для организаторов (техзадание для площадки).
Проект «Воинский Учёт» • 16 октября 2026 • Карта мероприятия для команды